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Rechtskonforme Software gemäß der geltenden GoBD Richtlinien

Fragen und Antworten zu den geltenden GoBD Richtlinien für Kassensoftware und ERP-Systeme

Bereits seit Anfang 2015 haben sich die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verschärft. Die nun geltenden GoBD ersetzen die GDPdU (Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen) aus dem Jahr 2002 sowie die seit 1995 geltenden Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Durch die GoBD werden die Anforderungen an die Unveränderbarkeit von Belegen und Aufzeichnungen konkretisiert und verschärft. So gibt es nun beispielsweise ein Zeitlimit für Vorgangsbuchungen, eine Ausweitung des Geltungsbereiches auf Kleinbetriebe und Freiberufler, die Protokollierung von Stammdaten- und nachtäglichen Belegänderungen sowie die Anforderung zur Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Dokumente in Originalform. Die Regelungen der GoBD gelten nicht mehr nur für die Finanzbuchhaltung, sondern betreffen auch alle Vor- und Nebensysteme. Somit sind bspw. auch Warenwirtschafts- und Kassensysteme von den Vorgaben der GoBD betroffen.

Übergangsfrist für elektronische Kassensysteme endet am 31.12.2016

Für Anwender von Registrierkassen ergeben sich aus den Anforderungen der GoBD jedoch keine wesentlichen Neuerungen. Maßgeblich ist weiterhin das BMF-Schreiben mit dem Titel „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ vom 26. November 2010 (PDF Download). In diesem Schreiben werden verschärfte Bestimmungen für Bargeldgeschäfte mit elektronischen Kassen erlassen. Am 31.12.2016 endet die Übergangsfrist für die Umsetzung der im BMF-Schreiben formulierten neuen Regelung für die eingesetzten Registrierkassen. Ab 2017 müssen auch diese Kassensysteme alle Bons und Daten in elektronischer Form aufbewahren. Beispielsweise reicht der Ausdruck des Tagesabschlusses auf Papier gemäß den neuen Anforderungen des BMF-Schreibens nicht mehr aus. Folgende Unterlagen müssen im Rahmen der Aufbewahrungsdauer für das Finanzamt aufbewahrt werden:

  • alle Journaldaten in unverdichteter Form (Einzelbelege)
  • Handbuch der eingesetzten Software (Kassensystem und Warenwirtschaft)
  • Protokolle über Einsatzorte sowie Einsatzzeiten
  • vollständige Historie aller im System hinterlegten Artikel, Produktgruppen und Preise (lückenlos und manipulationssicher)
  • alle Daten zu Änderungen von Auswertungen (Reports), Programmversionen und Stammdatenänderungen

Sollte Ihr Kassensystem diesen Anforderungen nach Ablauf der Übergangsfrist nicht erfüllen, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden. Somit würden Sie vom Finanzamt geschätzt werden.

Innerhalb der Aufbewahrungsfrist müssen diese Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
Wird eine Betriebsprüfung durchgeführt, hat der Prüfer grundsätzlich drei Möglichkeiten für den Zugriff auf alle Einzeldaten:

  • Unmittelbarer Datenzugriff: Dem Betriebsprüfer muss der Zugriff auf alle Daten (nur Lesezugriff) des eingesetzten DV-Systems für Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten zur Verfügung gestellt werden.
  • Mittelbarer Zugriff: Das Unternehmen muss alle Daten entsprechend der Vorgaben des Betriebsprüfers maschinell auswerten und dem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen.
  • Datenträgerüberlassung: Alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen müssen dem Betriebsprüfer auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z.B. CD, DVD, USB-Stick) zur Auswertung überlassen werden.

ascara bietet mit dem Modul ascara Kasse ein einfach zu bedienendes elektronisches Kassensystem das vollständig in das ascara ERP-System mit Warenwirtschaft, Materialwirtschaft und Lagerwirtschaft integriert ist. Die Software unterstützt Sie bei der effizienten Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse und ermöglicht Ihnen dank zentraler Datenpflege und zahlreichen automatisierten Prozessen jeden Tag spürbar Zeit und Ressourcen einzusparen. Für die Anforderungen einer Betriebsprüfung werden alle Kassenvorgänge einzeln aufgezeichnet, sind unveränderbar und sind jederzeit maschinell auswertbar.

Entspricht Ihre derzeitige Kassen-Lösung noch nicht den neuen Anforderungen? Wir beraten Sie gerne, damit auch Sie ab 2017 eine rechtskonforme Kassensoftware im Einsatz haben. Hier finden Sie weitere Informationen zum ERP- und Kassensystem.

Bei Fragen erreichen Sie uns unter der Telefonnummer +49 911 957860 oder über unser Kontakt-Formular.

Alle genannten Informationen haben weder Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität, noch stellen sie eine rechtlich verbindliche Aussage dar. Unsere Erläuterungen ersetzen keine fachkundige Beratung durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Die Hinweise dienen lediglich der Information und sind unverbindlich. Jegliche Haftung unsererseits ist ausgeschlossen - auch für die daraus gezogenen Schlussfolgerungen.

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